いつも当コミュをご利用いただき、誠にありがとうございます。

多分、このようなことをいわなくても、大体の方々がご承知かとは思いますが、お願いをさせてください。

イベントへ参加される際、イベントの「当日」に何かしらのご事情等で待ち合わせ場所・時間に「遅れる」またはイベント自体を「欠席」される際は、「必ず」イベントページ記載の「主催者連絡先」へご連絡をお願いします。
（わたしの場合はフリーメールアドレスですが、当日は必ずチェックしています）

連絡がないと、いつまでもその方を待たなければならない等、他の参加者の方々に非常にご迷惑をおかけすることになります。