宿泊が伴うオフ会の開き方を教えて下さい。

オフ会を開催するについて一番面倒なのは参加者の確定数の把握、ドタキャンの処理です。
どんな小さなオフ会でも小生の経験から言えば必ずドタキャンの人が出ます。
何せ金が絡むことですから・・・・・お互いに嫌な思いをすることが多いんですよ。
ドタキャンの場合は申込者がキャンセル料負担、と約束しても所詮身元確認ができない間柄ですから・・・・・キャンセル料は参加者が応分に負担するか幹事が負担するか・・・・・これで幹事は大きな金銭的・精神的なストレスを感じますね。

まして宿泊を伴うオフ会となれば金額も大きくなります。
あなたが幹事でその金銭処理に責任を負うならよろしいけど、他の人が幹事ならその幹事さんに纏めて予約させることでドタキャンなどでの金銭の負担処理で嫌な思いをさせることを強要するのは酷ですよ。

小生が幹事なら宿泊場所の料金等の交渉はしますが、予約は一人一人の責任においてしてもらいます。

それ以前に余程親しくならない限りオフ会を開催する勇気はありませんが・・・・・

泊まるなら、宿泊者名簿はほぼ必須だと思うので、
名前や住所も言えないような人は、
参加してもらわない方がいいと思います。

某ホテル　と言うのが気になるとこなんですけど・・。

安くて有名な・・とかバイキングで有名な・・とかなら
コミュでやってましたが、
やはり、幹事さんが名前と住所を把握してました。
宿泊を伴うのでキャンセル料が早めに発生しますし、
金額が呑み会程度では済まないので、
事前の参加費の払い込みもされてました。

「行けたら行く」とか「仕事帰りに途中からでも行く」とか
「泊まらないけど、会には参加するから
宿泊費は払いたくない（まけてほしい）」など
そんな人が多いと難しいような気がします。

ホテル側には話を通して、各人で予約してもらった方がリスクが少ないと思います。
何回かして信用がおける人達ならばいいんでしょうけど