小学校の先生ではないので、こんな事は
書きたくありませんが、

主催者は、お店と交渉して、日時設定して、
イベント内容を考えて、オフ会を立てて
参加者を募集します。
初参加の方もおられますので、内容を
出来る限り事細かく記載します。
いろんな情報を参加者専用の伝言板に書き込みます。
参加頂く皆さんも、参加の挨拶を記載頂いたり、
質問頂いたり、内容について質問したりして、
詳細が煮詰まって、参加者通し、例え初めて会っても
初対面でない感覚があり、より一層楽しいイベント
に出来ます。
しかし、趣味人倶楽部から、アラートが入っても
ミニメール、伝言板に質問して