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ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

経理部門長承認

[仕事・ボランティア]

経理部門長承認というテーマで質問させてください。
私は経理財務に所属しますOLです。

経理は各 部署からあがってくる伝票をチェックし、問題がなければ 担当部署の伝票を承認し、パソコン上で 承認を行います。

そうすると次に経理の部長に伝票を提出し、それを部長が全てチェックし、データの承認をパソコンで行います。
承認することにより 仕訳が自動的に データ上で作成されます。



そうすることにより、各伝票の支払いのデータが一つ一つ作成され 財務担当に全ての金額が移行されます。(データ上で)


私は契約社員の身で、ファイリングを担当してるのですが、この部長から仕事の依頼がありました。
それは データ上では経理部門長承認を代理で全てやってくれということでした。
伝票の中身は部長が確認するので、データ承認を全て依頼したいといわれたのですが、この件、引き受けるべきか悩みます。

これを引き受けると、部長のパスワードでパソコンに入り、私が代理して承認することとなります。
ましてや 経理部門長承認は 会社の各部署からあがってくる伝票の最終通過地点であり、また仕訳も自動的に行われます。
代理で 契約社員の私が 代理で行うということは どうなんでしょうか?
もし 間違えて 伝票を承認もれがあったら社内だけの問題ではなく 支払いが滞り、業者への信用問題になります。
他にも仕事をくださいとは言いましたが、単純にご自信の仕事を私に降ってきてるだけで、これがルーチン業務として私の仕事になっていくことって、いかがなものかなあ・・・・と悩んでます。



ある先輩に相談したら、それは 引き受けてよいべきものではないとアドバイスを受けたのですが、どんな事が模範的回答となるのか 私 悩んでます。
アドバイスお願いします。

(4月25日 22:28 追記:)
以前から部長がデータ承認に不備があり、業者への支払いが何度も滞ったことhがあります。
その際、財務担当者から経理財務にメールで一斉送信されました。
内容としては 承認がされてないことにより 何回も支払いが滞りました。
これは 社内の問題だけでなく、社外への信用問題となることですので、
経理内での支払いもれに対する改善を今一度、徹底していただきますようお願いします

という内容でした。
経理財務あてに一斉メールを出されてきましたが、メールを送信した本人はこの部長宛に出したものと認識できる内容です。
こういう意味でも 責任のある作業であることを 私も意識してたため、引き受けるべきなのかさえ悩んでしまいました。

この部長の委譲行為ははたして正しいものなんでしょうか????

(4月25日 23:26 追記:)
何度もすみません、。私がお断りしたら 派遣社員の方に移行されてました。
派遣社員の方はファイリング担当として 会社と派遣社員で契約を結んでると思われますが、このような仕事を引き受けることというのは 実際何も問題がないんでしょうか?
なんでも はいはいと引き受けると 上司には都合が良いとは思いますが。。。
なんだか、すごく理不尽な気がしてなりません。

(4月25日 23:27 追記:)
>会社と派遣社員で契約を結んでると思われますが、このような仕事を引き受けることというのは 実際何も問題がないんでしょうか?


               ↓

    訂正 会社と派遣会社と契約を結んでる

(4月26日 22:10 追記:)
賛否両論色々ですが、いろんな回答お待ちしてます。
今後の仕事への考え方について参考にさせていただきたいので
よろしくお願いします!

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回答 8件

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

難しい話はいっぱいあるんでしょうけど、原則論だけ簡単にまとめますね。

1. 責任と権限は基本的に一致すること。
2. 責任と権限に見合う報酬であること。

 あなたの場合に簡単に当てはめれば、あなたは作業だけを行っているに過ぎません。
 ですから報酬は、特別な作業でなければかわらないと。
 もちろん権限があるわけでもないし、責任はありません。

 法的には、あなたに責任だけが来る可能性は限りなくゼロだと思います。
 ただし、実際的にはあなたに責任をかぶせてしまう人がいて、そのためにあなたが仕事を無くす可能性は山ほどあります。

 判断を行う作業があって、その判断をなすために何か特別な作業(誰かに確認したり調査したり手順書を作ったり、判断にいたる経過を証跡として残すための報告書をつくったり)があるんでしたら、ここでどうしたものかとなるんですが、いかがでしょうか。
 どうしたものかと言うのは、その分報酬を上げてくれとか、聞きまわるための権限をくれとかです。

 どうしたものかと言うのがあるなら、派遣元の営業の人に相談してみたほうがいいでしょう。営業の役割ですから。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

私には貴方の業務拒否をされる理由がわかりません。
賠償責任への危惧?
部長の責任転嫁の不安?
責任に対する給与待遇(契約社員)への不満?
男女いずれにしても部長の個人的感情への嫌悪感?
いずれにしても部長の裁量で貴方の業務能力を見極めた上での依頼を拒否するのは少し幼稚な行動に思えますが。
よろしければ私の幼稚な疑問にお答えください。

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
幼稚じゃないと思いますよ。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

そ〜かな〜
部長は貴女を信頼してその仕事を任せようと考えたのでしょう。
せっかくのチャンスのその仕事を貴女は曖昧な理由で断っておいて
派遣社員がその仕事をする事になると契約条項云々の話とは、
チョット問題ではありませんか。

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
曖昧じゃないですよ。
会社の別の上司にも昨日 相談しましたが、
やはり、その判断の方が正しいと 言われました。
よってこの質問についは色々な意見をいただきまして、参考にはさせていただきましたが、いろいろな方の判断の中で 決めてました。
あなたの 回答は非常に参考にもなりましたので、お礼申し上げます。
ありがとうございました。^^

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

もはやあなたの問題ではなくなったようなので回答は不要のようですが。。。。。

あなたのいくつかの書き込みを見て思うことを書きます。前もっておこわりしなければならないのは、それぞれの会社には法律に沿った規程があり、それはあなたも見ることができるはずです。それを確認され、明確な規程違反がないことを納得された上で言われていますよね?

派遣社員とのことですが、地位と資格はどのようなものなのでしょうか?部門長ではないですから課長クラス以下なのでしょうか?その地位での権限を規程にて確認しましたよね。

よほどのワンマン企業でもない限り、一般には部門長には社内では大きな権限が与えられております。それはそうした立場に立ちうる人物であると会社が会社の責任で認めているからです。
その部門長からのあなたがいう「依頼」をことわったあなたは実に言い根性をしていると皮肉を言わざるを得ません。私から見ると、表現はともかくとして実質は依頼なんかではなくて「指示」「業務命令」としか思えません。別の方に仕事を回されて当然ですし、そのようになりましたよね?
私から見ると、「あんた、自分を社長と思てんのか?一体何様やねん?」といいたいですね。

その部門長は「この内容の範囲ならば誰かにやってもらうことができる」と判断しているわけです。その判断は間違っていると部下であるあなたが判断して断ったわけですから、当然のことながらあなたの考課はがた落ちです。

会社にはそれぞれの事情がありますから、私も上記の通りであると決めつけることはできません。
ただ感じることは、あなたのような組織に対する考え方を持っている限り、あなたは浮いた存在になり、遠からずいる場所がなくなるでしょう。社長は二人もいりませんから。

それでも100%あなたの味方に立って、将来のリスク回避をしようとするならば、指示された内容の確認メールを部門長に返しておくことです。日時と場所と参加メンバーの記録をお忘れなく。
確認メールはあからさまなのでいやだと言うことならば、質問を作って、「これこれこうした指示がありましたが、補足的に以下の○○の件でお聞きしたいのです。都合の良いときに呼んでください」と依頼メールを入れておけばよいでしょう。
質問くらい作れるでしょう?

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
ありがとうございます。
私も、今後、同じような事があった場合、どのようにしたら一番いい方法なのかなと考えます。
そうです、たんにお断りするだけでは いけないような気もします。
仕事がどんどん無くなる恐れもありますしね。
ただ、会社全体の決済に関する通過点において、契約社員の私に データ承認を任せるというのは お門違いではないかなと思うわけです。
部長というのは その部長手当てをもらい年間1千万近い給料をもらってるわけです。
その手当ての中にはそういった 職務の遂行分が入ってるんじゃないですか????
自分の裁量?で?
いろんな事に対してしっかりした考えのもと、指示だししてるとは 到底思えない上司です。
経理の先輩にも相談したら、やはり それはお断りするべきではないでしょうか?という事でしたので 同感し、お断りした経緯もあります。

回答いただいてる内容を理解できないわけじゃないけど。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

私以外の方々への回答への反応を含めて考えると、おにぎりさんは柔軟性に乏しい方とお見受けいたしますので今回を最後とします。

あなたが今朝書かれた内容にとんでもない誤解があるようなので一言追記します。

まず、なにかと契約社員という言葉を持ち出されておられますが、正社員もまた契約書1枚で会社とつながっています。あなたの勤務する会社における正社員と契約社員の差を具体的に比較表にしましたか?上司に確認しましたか?その内容を分析した上であなたは発言していますか?

「部長手当てをもらい年間1千万近い給料」ということに対するおにぎりさんの記述は、理解しがたいものです。部門長職には様々な業務があります。特に重要なのは経営に対する意見の具申であるとか、自部門をどう動かすか、時代変化や顧客筋の変化などに合わせてその組織をどのように変えていくべきかなどという生きた情報入手、対人折衝、対外折衝という重要な業務に時間を割かねばなりません。おにぎりさんの言われている部門長にはそうした業務を担当する能力があると会社は認めているのです。もしかしたら、そうした部門長職に不可欠な能力がある人が他にいないので、日々の実務処理能力がなくても担当する可能性は十分にあります。部下がこなせますから。
また、部門長職の給与を大ききしておかないと社内の誰も向上心を持たなくなる可能性が高くなりますからそれは企業として絶対に避けねばなりません。
その他を含めて様々な理由からそうした給与に設定されているわけです。少なくともおにぎりさんが担当されるかも知れなかった業務をしなければならないからということで「高給」に設定されてはいません。(部門長以外でも十分にこなせるし、何らかの発生リスクは自分が持つとその部門長は判断したのですからおにぎりさんは従って当然です。断る行為はきわめて奇異です。)それに対して、あなたは、

>その手当ての中にはそういった 職務の遂行分が入ってるん
>じゃないですか????

企業内業務について無知な人が、おにぎりさんの頭の中にある妄想的な「責任」という言葉に突き動かされて、自らの墓穴を掘っているように見えます。
そして理解しがたい文章をここに書かれているように思われてなりません。

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
クローネさんへ
ありがとうございます。
長々と 沢山書いていただいて。
ただ、おっしゃってることはよく分かりました。
が、会社の先輩にも相談したり 他の方にも相談した結果です。
それ以外にも色々書きたいことはありますが、これで終わりにしておきます。
どうもありがとうございました!

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

まかされた。しっかりやらねばの域を超えてますね。

直接聞くのも良いですが何かあったときにあなたが潰されかねません。
派遣元の人に聞いてもらったらどうですか?
そしたら、第三者が知る故にもなりますし。
派遣元から『その話、OK!』とGOサインが出たうえでもし、何かあったとしても派遣元が確認しての作業だから責任はそっちになるはずです。
あなたは、派遣先の雇用人で無く派遣元の雇用人です。
悩んだら派遣元の人に聞くようにすればいいんじゃないでしょうか?一人で悩む事ではないはずです。

しかし、その上司ID&PWは、あなたの印鑑より重たいモノだと分かってるのかしら?

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
門さん、ありがとうございます。
私は契約社員です
派遣社員ではありません。
ただ、しっかりやらねばの粋を超えてるというところを、私は同じように考えます。何かあったとき、処理をした私が潰されかねないですからね。そうなんです!!!
部長は 何かあったら私が責任を負いますとか言ってるけど、何か不備があれば私はこの部長に注意をうけざるを得ないんですからね!
自分の仕事を契約社員にふっといていざとなったら 何を言われるか分からないという事を考えると引き受けれないというのが 本音です。
内容が内容だけに。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

なら、止めといたら〜って思います。
あなたの背に担げるだけがあなたの今夜の糧ですよ。

人間断る勇気も必要だと思いますよ。
YESだけじゃ無くて、時にはNOと言える優しさ&勇気も必要かなって思うけど

それでも『やれ』って言われたら…紙ですね。
文面に残しておきましょう。
それも、向こうに作らせてからサイン+印鑑ですよ。こっちが作っちゃ向こうの意思が測れませんからね。
本当にやってもらいたいのならすぐ作ってくれるでしょ。 いや、作らせなさい。で、サインする時には立会人を、出来ればその会社でそれなりの立場の人を…

これ位言っても良いと思いますよ。だってあなたは、ローンウルフだから…
チョット前のTVドラマのお涼さんじゃ無いけど
自分に地位はしっかり守ってね(^^)v

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
門さん、ありがとうございます。
ローンウルフてなんですか?
ちと よく分かりませんでした。
でも参考になりました。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

ローンウルフ…確か、一匹狼
一匹狼の言葉に合わせて組織に属さずフリーで働いている人の事を指して呼んでるって昔一緒に働いてたフリーの人が自分の事をそう呼んでました。

失礼な言い方だったら、お詫びします。

その後、どうなりましたか?

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

失礼ながら、組織のしっかりした会社ではあり得ない事ですね。
会社のお金をは私金ではなく「公金」であり、その公金を取り扱う事ですから、たとえ1円であっても代理処理が行われるとは、責任の所在が不明になりますので考えられません。
「職務分掌」に基づいて経理の部長が、取締役(担当役員もしくは代表取締役)に権限委譲の承認を受けたのであれば(この場合の承認方法は、通常書面で行われる筈です。)引き受けても良いとは思いますが、部長の独断で行える事ではないと思いますので、会社規定の承認手続きに沿って行われていないのであれば、引き受けるべきではないと思います。

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
ヒマビトさん、ありがとうございます。
すごい説得力があって なるほどなあと感じました。
勉強になります。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

何の関係の仕事をしているか、分かりませんが裁判、刑事事件になった場合、貴方が責任取らされますよ。

勿論、部長が人格者だったら問題は、貴方には及びませんけどね。

昨今の不祥事件を見れば分かるとおり、責任逃れ、収賄・贈与事件が発生しても、部長は部下がやったことだって責任逃れしてるのよく見てますよね。小沢事件然り、あんなふうになることが予想されます。

部長の上司に、部長からこういう指示されましたって、業務怠慢です。と密告(あっ、報告だ)してください。

契約社員の身の上は、この上なく不安定です。部長が貴方の人事権もっていたら、最悪ですよ。

不況の世の中ですから、路頭に迷わないように、社長にでも
耳に入るように自分の身を守るように心がけてください。
ご活躍期待してます。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

契約社員であろうと、正社員であろうと、上司の命令は聞くことです。

部長のパスワードで、他のメールや書類に目を通して置いた方が良いですよ。

できれば自己責任で、メモリーに保存しとくと、後々役に立つ時がきますよ。

この厳しい時代ですから。

とりあえず、経理部長の信頼を勝ち取る事が重要ですね。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

あの・・もし、その仕事が法律違反になるとした場合

ロボットみたいに、従うのも考え物になりますよね・・

信頼を得るのも大事ですが、そういうことも念頭にお
いといたほうが、いいのではないかとおもいますが・・

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
チョコポッキーさん、私もそう思うのです。
引き受けるのは簡単ですが、この仕事自体、会社の決済に関係する通過点です。
そのための経理部門長承認であるのだと思います。
それを  ただの契約社員に代行で行わせるというのは 自分の仕事を振ってるだけだと思います。
信頼を得るのも大事だと思いますが、以上のように 部門長としう職責、職務として 契約社員に委譲するというのでは 内容が内容だけに、簡単に引き受けるべきか 悩んでしまうのです。
承認権限を部下に委譲したら なんのための 管理職であるのか?なんのための人事組織であるのか?人事組織そのものが無意味となり 会社はただの集まりですか?ということになります。
おおげさにいえば。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

会社での権限委任には一定のルールが設けられているはずで、こっそりと委任はありえないです。
認められていない代理行為において、経理部長がチェック完了のものをおにぎりさんに盲目的に承認ボタンを押させるだけなら、委任とは言わないです。
また、パスワード開示も常識的にはしてはならないことです。

経理部長の指示を拒否することで居づらくなりそうなら、メールで経理部長から指示書を書いてもらって「指示の証拠」を残したらしたらどうですか?

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
コーヒー or ティ?さん ありがとうございます。
権限委任には一定のルールなどがあるんですか?
まさに おしゃるとおり、こっそり委任となりますよね。
これ。

会社で認められてるなら 委任も引き受けますが、こっそり委任なんてのは ただ自分の仕事をこっそり振ってるだけだと思うのですが・・
まあ、これは私の主観となりますかね・・・?

時間があいてるので何か仕事をもっと与えてくださいとお願いしたところ 部長の代理承認の委譲というのがルーチン業務に与えられるなんてのは なんかどう考えても 理解に苦しみます。

パスワードについてですが、 開示はされません。
伝票のデータ承認をするたびに部長が私のパソコンで 自分のパスワードを入力し、わたしが 部長の承認画面に入るという流れとなります。
なので 私に開示されることはありませんが、これもどうかと思います・・・・・。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

先程回答を書かせて頂きましたが、次に書かれている「パスワードについてですが、 開示はされません。
伝票のデータ承認をするたびに部長が私のパソコンで 自分のパスワードを入力し、わたしが 部長の承認画面に入るという流れとなります。」手順との事ですが、現在もその方法で部長が承認処理をされているのですか。
一般的にはセキュリティ上から「使用者特定のパソコンで、一つのパスワードで複数パソコンが立ち上がらない。」方式で運用されていると思うのですが、質問から考えてネットワークが構築されて、データ運用されているようですので。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

おにぎりさん、

理解に苦しむかもしれませんが、そのような例は実際にままあることです。

派遣社員の方にその指示がなされたとのことですが、派遣社員は契約にて対応業務が定められています。
よって、定められたもの以外の業務の指示は契約違反となります。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

契約違反および社内内規違反を承知の上でやるか、今はやりの派遣切り覚

悟で断るか、やはりあなたの判断でしょう。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

代理で決済(承認)を行ったとき、責任の所在を明らかにしておく事が重要でしょう。 具体的には、たとえ代理であれそれを決済(承認)した貴女の責任となるのか、その様な業務指示を与え(ログイン名とパスワードを教え)た上司の責任なのか・・でしょうね。

それから、そもそも他人の振りをしてログインする事が、その会社では許されるのでしょうか? 許されないとしたら、その責任が(両者に)問われます。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

そうですね。私もゲンちゃんさんがおっしゃるように、
まずすべきは、責任の所在の確認でしょうね。
承認の代理という行為が、会社として認められているかどうか。

契約社員だからだめということはないと思います。
現在では、人事もアウトソーシングしている時代ですから、
会社に所属しない人間が決済することをもってだめとは言い切れないと思います。
部長決済の代理が認められているか、それは貴方に権限が降ろされているかを確認すべきかと思います。
ただ、部長のパスワードで入るということは、代理ではないようには感じますが、ご確認されてはどうでしょうか。

ペンネーム:質問者 (匿名希望)さん

相談者
ありがとうございます。
部長には 代理承認で何かあった場合、部長が責任を持ちますとは言われました。
だけど、代理承認をするからには 任された以上、もし間違いなどがあった場合 代理承認を行って 不備によって支払いにミスがあった事実を作った私にまずは白羽の矢が立つのではないでしょうか?
部長の責任でとはいいながらも、「困るよ〜、きちんとやってくれなきゃ〜」みたいな事を言われるのは私ですよね・・・
会社全体としてパスワードを借りて そもそも代理承認しても良いなんて決まりなんて ないはずです。
単純にこの部長範囲で決めてることだと思います。

ペンネーム:回答者 (匿名希望)さん

代理承認が会社のルールとして認められているなら、貴女の名前でログインして承認できる様、決裁権を(その範囲で)与える・・と言う方法があります。 

但しこの場合、貴女の行為は「決済」ではなく「チェック」とし、「これこれの件を代理で決済しました。 ご確認並びにご承認下さい。」と言う報告を当の上司にして、その記録を残しておくと良いでしょう。

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